Voorbereidingsfase

Kern van deze fase is dat expeditieleden zich richten op de persoonlijke vaardigheden welke nodig zijn om de expeditie te laten slagen. Door hier alle aandacht op te vestigen en energie in te steken worden zij in staat gesteld de best mogelijke persoonlijke vorm te realiseren. Alle zaken welke hier niet aan bijdragen kunnen uitbesteedt worden aan Incipit. Incipit heeft de expertise om alle externe zaken zoals sponsorwerving, marketing en logistiek uit te voeren met een zo hoog mogelijk rendement. Lees onderstaand meer over de individueele onderdelen hiervan.

Marketing

Waarom een goed marketingplan voor een expeditie? Een sponsor zal in deze economische tijd zeer kritisch kijken naar een ‘return on investment’ en dus verwachten dat zijn sponsor investering de juiste opbrengst heeft voor het bedrijf. Er zal dus zeer kritisch gekeken worden naar het marketingplan van uw expeditie om te bepalen of de investering de juiste opbrengst heeft. Doordat Incipit de juiste vertaalslag kan maken van uw expeditieplan en uw expeditiedoel naar de ‘business needs’ van een marketing afdeling zal de mate van succes enorm vergroot worden. Door jarenlange ervaring met het opstellen van doelspecifieke marketingplannen kan Incipit een grote bijdrage leveren aan het opstellen van een kwalitatief hoogwaardig marketingplan.

Vervolgens moet een marketingplan op de juiste plek terecht komen bij een potentieele sponsor. De meeste sponsorverzoeken behalen niet het verwacht resultaat omdat deze binnen een organisatie stranden op de verkeerde plekken. Incipit heeft een zeer uitgebreid netwerk waardoor beslissers snel bereikt worden, hierdoor wordt de slagingskansen geoptimaliseerd.

Een van de onderdelen van een marketingplan is de communicatie strategie. Welke media wordt wanneer ingezet om de juiste ‘exposure’ te geven aan de expeditie? Dit zal een van de belangrijke factoren zijn van een bedrijf om wel of niet sponsorgeld ter beschikking te stellen. Het is dus uitermate belangrijk om een goed functionerend distributienetwerk te hebben binnen de wereld van TV, radio en de geschreven pers. Incipit heeft vele contacten binnen diverse media waardoor de mate van ‘exposure’ vergroot wordt en daaraan gekoppeld dus ook de mate van interesse van een mogelijke sponsor.

Sponsorwerving

Een succesvol sponsorwervingsproject wordt gedragen door een goed marketingplan. Zoals in de paragraaf Marketing al aangehaald moet er zeer sterk gekeken worden naar de ‘return on investment’ voor de sponsor. Media aandacht, personeelsbinding en klanten seminars kunnen een aantal van de juiste redenen zijn voor een sponsor om financieel te participeren in een expeditie.

Het groeiende aantal expedities heeft ook een invloed op het succes van de sponsoraanvraag. De gemiddelde fabrikant van outdoormaterialen wordt overspoeld door sponsorverzoeken en zal niet snel genegen zijn een som geld ter beschikking te stellen. Ook het unieke karakter van een expeditie neemt af, de meeste plekken op Aarde zijn inmiddels bezocht. Er zal dus ‘out of the box’ gedacht moeten worden. Door creatieve, unieke product-markt combinaties te zoeken kan Incipit budgetten vrijkrijgen welke anders niet voor soortgelijke activiteiten beschikbaar gesteld zouden worden. Aangezien het werven van sponsorgelden voor expedities van cruciaal belang is zal het innovatieve karakter van Incipit hierbij steeds opnieuw haar waarde bewijzen.

Trainingsondersteuning

Iedere expeditie is uniek; door de bestemming, de doelstelling, de groepssamenstelling of de wijze waarop de tocht ondernomen wordt (lopend, fietsend, skiënd, etc.) Hierdoor is ook elke fysieke voorbereiding uniek. In de voorbereidingsfase zal er dan ook door de expeditieleden veel aandacht besteedt worden aan een goed doordacht en juist trainingsschema. Naast het eigenlijke trainen is ook in de voorbereidingsfase voeding een van de belangrijke factoren om in de juiste conditie te komen voor een expeditie.

Incipit beschikt over een uitgebreidt netwerk van (medisch) Fitness trainers en Voedingsdeskundigen welke hier een belangrijke ondersteunende rol in kunnen spelen. Door het volgen van een specifiek schema wordt er gegarandeerd dat de expeditieleden op een zo efficient mogelijke wijze in de juiste conditie komen. Het uitvoeren van de trainingsschema’s kan zelfstandig plaats vinden of onder begeleiding van een gediplomeerd instructeur.

Logistieke inkoop en planning

Veel van de te maken kosten hangen samen met het inkopen van materiaal en het transport daarvan. Het is dus van extreem belang hier kritisch mee om te gaan. Het effectief, economisch en efficient uitvoeren van een gedegen Logistiek plan en Planningsschema vereist specifieke vaardigheden. Incipit zoekt naar de beste producten en materialen voor uw expeditie tegen de laagste kosten; uw expeditie is immers het uitgangspunt van ons handelen en denken. Namens of naast u gaan wij in gesprek met verschillende leveranciers.

Ook de diverse mogelijkheden om materiaal ter plaatse te krijgen verdienen serieuze aandacht. Enerzijds is het cruciaal dat alles op het juiste tijdstip op de juiste plaats aanwezig is, anderzijds is het ook vaak een enorme kostenpost. Een goede balans vinden tussen beiden is dus vakwerk. Incipit heeft vele contacten met ervaren professionals  in zowel de materiaal als de transport wereld en kan dus de beste resultaten boeken tegen de laagst mogelijke kosten.